Bonton u poslovnim odnosima

23 okt

Koliko nam je važan bonton u poslovnim odnosima uvjerit ćete se kada se nađete u skupini poslovnih ljudi. Iako u današnje vrijeme postoje i neka druga “mekša” pravila, koja nam diktiraju nove generacije, profesionalna poslovna osoba uvijek će se držati poslovnog bontona i tako se izdvojiti od ostalih na tržištu. No koliko su nam zapravo poznata pravila poslovnog bontona?

 

Poslovni bonton, odnosno bonton u poslovnim odnosima, može se definirati kao skup općeprihvaćenih pravila ponašanja koja se temelje na društvenim normama i važan je segment poslovne kulture svake radne sredine. Bonton je knjiga ili kodeks ponašanja kojeg bi se trebao pridržavati svaki pripadnik društva.

Svi smo čuli koliko nam je važan prvi dojam i da on često govori puno o osobi. Iako uvijek vjerujem da treba dati prostora za drugi dojam, onaj prvi se uvijek pamti po komunikaciji, energiji osobe ili odijevanju. Sve to može biti i dobro i loše, a ponekad i vrlo mlako. Zamislite da idete na razgovor za posao ili na razgovor s jako važnim kupcem. Što je ono što želite prezentirati drugoj strani? Osim dobrih komunikacijkih vještina, svaka osoba kojoj je važno da ostavi dobar dojam pridržavat će se i sljedećih pravila ponašanja.

Upoznavanje i predstavljanje

Kod upoznavanja i predstavljanja važno je znati da se muškarac prvi predstavlja ženi, a ako sjedi treba ustati. Iznimka je jedino ako je muškarac na višoj hijerarhijskoj ljestvici, tada se žena prva predstavlja muškarcu. Osim ovog pravila postoji i ono da se mlađe osobe se predstavljaju starijima. Osobe jednake po položajima iz jedne skupine predstavljaju se osobama jednakima po položaju iz druge skupine, a neslužbena osoba onoj s titulom.

Prilikom upoznavanja bitno je upamtiti imena i treba voditi računa o “osobnom prostoru“. Osobni prostor jako je važan i upravo o njemu treba voditi računa. Uobičajeni prostor na kojem započinjemo poslovne razgovore je od 60 do 120 cm.

Zasigurno ste se rukovali s drugim osobama do sada. Ako razmislite o rukovanju sigurno se sjećate snažnog i mlakog stiska. Stisak ruke trebao bi biti čvrst, ali nikako u stilu odmjeravanja snage. Svakako je poželjno da sugovornika gledate u oči dok se rukujete i da njegovu ruku ne držite predugo u stisku, a posebno da ne tresete njome. Najlošiji scenarij je “hvatanje” ruke u stisak odozgo i poklapanje drugom rukom. To je situacija u kojoj se pokazuje pretjerana dominacija i potrebno ju se izbjegavati.

Kada govorimo o tome tko komu pruža ruku onda to starija osoba čini prva pružajući ruku mlađoj osobi. Žena pruža ruku muškarcu, ali se ženi ostavlja mogućnost odabira načina pozdravljanja – rukovanje, osmijeh ili klimanje glave. U slučaju da ulazite u prostoriju, vaša je dužnost da prvi pozdravite prisutne. Ako starija osoba (po godinama ili hijerarhiji) predloži, možete prijeći na oslovljavanje osobnim imenom, npr. “gospođo Ana” ili samo osobnim imenom.

Kod profesionalnih odnosa, u institucijama s čvrstom podjelom po statusu i hijerarhiji, najčešće ćete oslovljavati po zanimanju ili funkciji, primjerice “gospodine profesore” ili ako je osoba mlađa, samo “profesore” ili samo “direktore”. Ako se nađete u situaciji da se obraćate većem skupu, redoslijed oslovljavanja bit će s “dame i gospodo”. Na simpozijima i skupovima posvećenim jednoj profesiji, možete se obratiti s “poštovani kolege” ili ako se obraćate jednoj osobi s “kolega”.

Poslovna pisma, e-mailovi

Kod e-mailova i pisanja istih oslovljavanje počinjete s “Poštovani gospodine Horvat”, “Poštovani gospodine direktore” ili samo “Poštovani”. Tituliranje je dio bontona koji se može raditi samo prema funkciji koju netko obavlja ili prema stupnju stručne spreme.

Sadržaj poslovnog pisma

Poslovna pisma često znaju biti ili predugačka ili loše formulirana. Prije pisanja poslovnog pisma razmislite o tome što želite napisati, komu pišete i kakvu mu poruku želite prenijeti.

Poslovno pismo sastoji se od:

  • uvodne rečenice (“poštovani gospodine” / “poštovana gospodo”)
  • uvoda (navodi se razlog pisanja pisma)
  • sadržaja/poruke (navodi se predmet ili razlog zbog kojeg se pismo piše)
  • završetka (izražava se nada da će se posao sklopiti ili slično)
  • pozdrava s potpisom.

 

E-mail
Svaki e-mail mora imati jasan naslov i pozdrav, završnicu te potpis. E-mail mora biti potpisan imenom i kontakt podatcima, a tekst e-maila treba ograničiti na najviše dvadesetak redaka. Treba izbjegavati uporabu emotikona, ponajviše u poslovnom dopisivanju, a odgovoriti na e-mail u roku od 24 sata.

Ako izostajete iz ureda trebate postaviti auto-odgovor koji sadrži tu obavijest te zamjenski kontakt. Ako namjeravate poslati veći privitak, provjerite slaže li se s tim i primatelj. Primatelji često ne mogu primiti veće e-mailova od 4 MB pa ih pitajte kako da im pošaljete veće datoteke.

Ne koristite poslovna pisma i e-mailove za dugačke opise situacija, proizvoda i usluga. Ono što u tom slučaju trebate napraviti jest to da opis, ponudu ili slično stavite u neki od formata (npr. PDF) te u prilog e-maila.

Telefonski razgovor
Na početku telefonskog razgovora uvijek se trebate predstaviti, a razgovor treba biti što efikasniji i kraći. Nemojte puštati da telefon dugo zvoni jer će osoba ionako vidjeti zapis broja s kojeg je zvano.

Na telefon se nemojte javljati nervozni, ljutiti ili neraspoloženi. Ugodnije je kada je s druge strane osoba koja zvuči toplo i ugodno. U telefonskom razgovoru pripazite na to da razgovjetno pričate i da ne govorite prebrzo ili presporo. Pristojno je uzvratiti poziv ako niste stigli odgovoriti na njega i ne dopustiti da nas netko beskonačno dugo čeka na telefonu.

Nikako nemojte primati pozive u prisustvu druge osobe, a ako to činite onda se ispričajte. Isto vrijedi u slučaju ako ste nazvali pogrešan broj. Ispričajte se na smetnji. I još jedno pravilo: onaj tko je prvi zvao treba prvi i završiti razgovor.

 

/manager.ba/

(Visited 78 times, 1 visits today)
Podijelite članak:
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter

Comments