Savjeti CEO-a o najboljim metodama za to-do liste

28 apr

Kako vi planirate svoj dan? Trebate li odustati od te to-do aplikacije i prihvatiti se papirnog planera, ili jednostavno baciti oboje? Pročitajte kako svoj dan organizira ovih 10 CEO-a.

Ako nikada niste smislili najbolji način kako organizirati svoju to-do listu onda ste jedan/na od mnogih. Vjerovatno imate desetine stranica to-do zadataka u nekoj aplikaciji na telefonu, i još desetine razbacane u Slack-u i Trello-u. Ili ste možda isprobali gomilu aplikacija za to-do liste i niti jedna nije bila ona prava. Ne brinite: zapravo ne postoji ‘pravi metod’ za to-do liste.

„Ono što je važnije od aplikacije je imati pouzdan sistem koji vam može pomoći da prioritizirate važne stvari i žonglirate mnogim stvarima odjednom bez osjećaja da ste preopterećeni“, kaže Amir Salihefendić, CEO startapa Doist. „Moj prijedlog bi bio imati sistem, a ne samo neku to-do aplikaciju“.

Kakav sistem? Da biste saznali, Fast Company je pitao 10 CEO-a kako oni upravljaju svojim zadacima za dan ili sedmicu. I dok svi oni imaju različite (i mijenjajuće) preferencije, svi oni su prikovali tok posla kako bi odgovarao njihovim potrebama.

ZAPIŠITE SVE NA NAJMANJU MOGUĆU POVRŠINU

Mnogi rukovodioci se trude da svoje to-do liste zadrže što je moguće kraćim i hitnijim, kako bi izbjegli prenošenje zadataka iz jednog dana u drugi. Rachel Blumenthal, CEO kompanije Rockets of Awesome, pretplatničkog servisa za dječju odjeću, to znači ići na analogno. Ona svoje dnevne prioritete, „tri do osam ključnih stvari koje apsolutno moraju da se završe“, našvrlja na samo jedan papirić. „Jedan Post-It je super jer na njega može stati samo nekoliko zadataka,“ kaže Blumenthal.

Ali Blumenthal se ne zadržava samo na tome da rukom zapiše dnevne zadaće, ona našvrlja najbitniju stvar koju treba učiniti na samu ruku – „između palca i kažiprsta“. „Na taj način, kaže ona, „čitav dan gledam u to i ne mogu ga zaboraviti.

POZABAVITE SE SAMO ONIME ŠTO MOŽETE ZAPAMTITI

Kao i Blumenthal, Scott Tannen, CEO kompanije za luksuznu posteljinu Boll & Branch, takođe se kune u Post-It papiriće, ali samo kada je to apsolutno neophodno. Inače, on se uopšte ne zamara listom zadataka. „Vjerovali ili ne, rijetko zapisujem stvari, i bilo to dobro ili loše, ja sve držim u glavi“, kaže Tannen. „To izluđuje ljude, ali generalno ne zaboravljam stvari previše često, barem ne da se ja mogu sjetiti.“

NEKA VAM INBOX BUDE VODILJA

Ovo nije neuobičajen pristup. Dok neki ljudi koriste Evernote, Google Keep, ili neku aplikaciju za napomene, veliki broj rukovodioca izbjegava konvencionalne liste. Umjesto toga, oni se odlučuju za platforme kao što su Slack i Trello da organizuju radne zadatke. „Ja sam napredni korisnik opcije zvjezdice u Gmail-u kao liste obaveza“, kaže Dan Teran, CEO startupa Managed by Q. „I obično nađem vremena preko vikenda ili u večernjim satima da proletim kroz nagomilane mailove.“

Shivani Siroya, CEO startupa Tala koji se bavi finansijskim tehnologijama, tretira svoj inbox i Slack kao ad hoc to-do liste; ako ima poruku ili mail koji uporno zuri u nju, to je zadatak koji još čeka da se završi.

Prerna Gupta također koristi svoj inbox kao de facto to-do listu. Direktorica chat aplikacije za pripovijedanje Hooked označava bitne mailove kao „nepročitane“ i koristi Google kalendar podsjetnike kako bi bila sigurna da daje prioritet vremenski osjetljivim zadacima. Ponekad to nije sasvim dovoljno, priznaje Gupta. „Ako se zadaci odjednom nagomilaju, otvorit ću tekstualnu datoteku bez naslova, i tamo voditi listu obaveza,“ kaže ona. „Ali obično se trudim da ostavim datoteku bez naslova i da je [ne] spasim, što mi pomaže da odradim sve pravovremeno!“

STAVITE VIŠAK NA PAPIR

Za mnoge direktore, jednostavnost je ključ, što bi moglo objasniti zašto, kada su suočeni sa obiljem aplikacija za upravljanje zadacima, neki od njih se okreću analognim listama i planerima. Siroya kaže da koristi Notes aplikaciju kako bi pravila brze liste, dok dugoročnije zadatke šalje u Google Docs. Ipak, kao i Blumenthal i Tannen, i ona voli da ostatak stavi na papir. „Smislila sam način kako da svi ovi digitalni funkcionišu za mene, ali moram priznati, na kraju dana, lista na papiru se i dalje čini najkorisnijom“, kaže Siroya.

Čak i Ted Schrafft iz PGi-a ima rukom pisanu listu dnevnih zadataka, iako je direktor kompanije koja se bavi softverom za saradnju, dok Cherae Robinson, direktorica turističkog startupa Tastemakers Africa, koristi fizički planer za kratkoročne zadatke. I Teran stavlja neke od svojih glavnih dnevnih prioriteta na papir. „U svakom trenutku imam kod sebe notes za zapisivanje zadataka koji zahtijevaju follow-up“, kaže on, dodajući da ima i drugi notes za „velike ideje kojima se želim vratiti kada budem imao više vremena za razmišljanje.“

DELEGIRAJTE ŠTO MOŽETE

Neki rukovodioci koriste digitalnu pomoć u obliku virtualnih asistenata. Čak i Tannen, koji se trudi da se oslanja na čistu snagu uma, dio svojih zadataka prepušta AI pomoćniku. „Clara je nešto kao moja lična Pepper Potts, i ona upravlja vremenskim rasporedom“, kaže on (govoreći o stvarnom AI asistentu zasnovanom na e-mailu i fiktivnoj pomoćnici Tonyja Starka iz Iron Man-a, koja kasnije postaje direktorica Stark Industries). Blumenthal i Teran, s druge strane, imaju ljudske asistente koji pomažu kroz zakazivanje termina i upravljanje vremenom. „Onog dana kada sam prepustila kontrolu nad svojim kalendarom mom pomoćniku bio je dan kada sam povratila 40% svog vremena“, kaže Blumenthal.

BUDITE STRPLJIVI . . .

I najbolja to-do lista je, na kraju krajeva, bezvrijedna ako ne upravljate svojim vremenom kako treba. „Jedna od tajni moga rada je postavljanje rokova,“ kaže Yunha Kim, CEO meditacijske aplikacije Simple Habit. „U startupu kao što je naš, uvijek imamo beskrajne spiskove zaduženja, i često nije moguće u potpunosti završiti zadatak odjednom.“

Drugim riječima, budite strpljivi. Smisliti sistem to-do liste koji odgovara vama je vještina kao i svaka druga – o je vještina za koju čak i najproduktivnijim liderima treba vremena da ovladaju njom. „Za upravljanje toka posla iz dana u dan i dobre to-do liste potrebni su mjeseci, pa čak i godine, da postanete dobri u tome“, ističe Riana Lynn, CEO softverske kompanije FoodTrace.

. . .i STAVITE SEBE NA PRVO MJESTO

Prema njenom mišljenju, to podrazumjeva stavljanje prioriteta na stvari koje možda nikada ne bi došle na to-do listu, a jedna od takvih je briga o sebi. „San i dobra hrana“, dodaje Lynn, „to je prvi ključ za sve ovo.“

Manager.ba

(Visited 170 times, 1 visits today)
Podijelite članak:
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter

Comments